事務処理 - それは何ですか？ Officeの管理とドキュメント管理

多くの組織の操作の成功は、適切に構築作業に依存しています。 すべての従業員は、事務処理を理解するために、さらに多くの一人で頭をしましょう。 何その特性は、主な種類であり、そのワークフローを整理する際に考慮され、それは何ですか？

基本的な概念

すべての会社に関係なく、その状態の通常の事業の過程で従業員の数は、多数の文書を生成し、処理します。 それらのすべては、組織や行政文書に属しています。 この点で重要な概念は、レコード管理や文書管理など。

公式文書の作成を確保し、だけでなく、彼らと仕事を整理事務処理のコールアクティビティ。 ターンでは、文書の下の瞬間、彼らは前に彼らと仕事を完成するに作成または受信されたから、企業内のドキュメントの動きを整理することを目指して活動を理解するために（宛先、アーカイブへの配信に送ります）。

多くの場合、オフィスの組織がプロセスを監督1人以上の従業員を選択します。

いいえ事業は、独立して、法律の存在しないことはできません。 それは記録の保存や事務処理を調節すること。 これらの分野での質問は秘書、アーキビストと人事部門の従業員を決めます。

データに基づいて事務作業は紙や電子機器の作成を通じてラッチ。 この点で、その実行に創造の瞬間から、文書の動きで事務処理があります。 ワークフローは、内部および外部に分けることができます。

次の段階で提示された書類の内部循環：

1. プロジェクトドキュメントの開発。
2. 経営陣との調和。
3. 文書の調印。
4. 登録文書：日付と番号（文書の発行後、それが実行を受け入れる考えられています）。
5. 受信者とコントロールに情報をもたらします。
6. 実行。
7. 文書の実行の出版。
8. 任期満了した破壊やアーカイブ証券、。

外部売上高は、次の手順を実行します。

1. 会社では、文書の領収書。
2. 登録は、（文書の実行の制御に必要）文書を受け取りました。
3. 知人、実行：対応への対処。
4. 登録応答必要に応じて。
5. アーカイブまたは破壊を作ります。

ケースについての文書管理：

• （スレーブからヘッドまで）上り。
• （ヘッドからスレーブへの）ダウンリンク。
• （部下間の）横。

任意の文書のすべての動きは、特殊レジスタに記録されなければなりません。 これは、ログブック、文書、カード、電子ミニコミなどもあり

誰が責任があります

一部の従業員は、事務処理を掘り下げません。 組織内のワークフローに従うこと - それが何であるか、それは彼の義務であるので、長官をよく知っています。 事務局は、オフィスの文書を提供する主な機能を実行する義務があります。 形状と機能の作業を考えると、オフィスワークを分けることができます：

1. 一元化。 1つの部門のすべての事務局と単一ボスの対象となります。 これは上級秘書や事務員かもしれません。
2. 分散型。 秘書、並びにその職務を行うことができ、それらの従業員、会社の異なる部門での作業と異なる指揮官に従属しています。
3. ミックス。 多くの場合、大企業で見つかりました。 事務組織は、受け取った事務局の種類に依存します。

小規模な組織では、受付機能は、この義務が割り当てられている者に任意の従業員、いずれかのヘッドにより行うことができます。 これらの機能は、雇用の従業員の契約で綴られていない場合、それは彼らの履行は、彼らが表示されます補足協定を発行するために必要である、と義務書記官を実行するための報酬の額を指定する必要があります。

命令

かかわらず、会社の規模とその頭部形状の記録管理マニュアルの存在を無視してはいけません。

手順 - 記録管理を確立することを可能にする規制行為、だけではありません。 それは何ですか？ これには有効期限がありませんリーダーシップの順序によって承認された会社の内部文書です。

特定の文書に署名する権限を持っている職員のリストを与えられた運動の主要な段階は、サンプル充填し、登録フォームが書かれた文書に存在しているです。

HRアウトソーシング

HRアウトソーシングを考えてみましょう。 それは何ですか？ あなたの組織が少なくとも1人を操作すると、それは、関連する文書はびこる必須です。

HRアウトソーシングの動きの下で市民の雇用に関連する特定の文書を理解しています。 頻繁な場合には、このような文書の導入は、人事部門の従業員に割り当てられています。 彼らは、従業員、プロセスからの文書を受け入れ、規制ルールの指示に保存する必要があります。 また、その職務は、機密を含む個人データの処理が含まれます。

HRアウトソーシングは、機密保持のルールと一般的な、コンプライアンスとは別に行われています。

最適化

高い技術力と情報化の時代では、紙の文書を運ぶために引き続き多くの企業ではなく、小さなが、あります。 まだ従来の雑誌や手紙に記録されているOfficeドキュメントが郵送されます。

これは、まず、リトレインする従業員の抵抗によるもので、第二に、誰もが財政支援しています。 しかし、すべての指導者は、将来的には、最適化への投資の多くが大幅に企業のコストを削減することができることを理解しなければなりません。